Vacature directie secretaresse:
Binnen Buro de beweging ben je als directiesecretaresse de spin in het web op organisatorische en praktische zaken. Je ziet waar het werk ligt en pakt dit proactief op. Je ondersteunt de directie en het secretariaat. Je bent verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer van beide managers en voor het organiseren van overleggen en (team)activiteiten. Zo prioriteer je mails en afspraken, bereid je afspraken en bijeenkomsten voor en zorg je voor verslaglegging.

Samen met je collega managementassist en het gehele team van Buro de beweging zorg je er voor dat alle ondersteunende processen in het programma op rolletjes lopen.

Werkzaamheden

  • Je bent verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer van de directie.
  • Je ondersteunt het agendabeheer van de therapeuten.
  • Je geeft prioriteit aan mails en telefonische afhandeling.
  • Je zorgt dat alle benodigde documenten voor de afspraken worden gedocumenteerd in Intramed en in de agenda’s staan.
  • Je verzorgt documentregistratie.
  • Je bent het aanspreekpunt voor de directie, de financieel directeur en collega’s.
  • Je bent de directe sparringpartner voor het management assist team / secretariaat.
  • Je bent verantwoordelijke voor het regelen van facilitaire processen.
  • Je maakt planningen en bewaakt voortgang uit het team personeelszaken.
  • Je bent contactpersoon voor de jeugdhulpdeskundigen van de diverse gecontracteerde partijen.

Wij vragen

  • HBO werk- en denk niveau
  • Opleiding secretaresse- en management support.
  • Minimaal 3 jaar ervaring opgedaan in een secretariële/ ondersteunende rol;
  • Ervaring met het werken in de gezondheidszorg
  • Pré: Kennis van de organisatorische zaken rondom declaraties in jeugdzorg en zorgverzekeringswet.

Competenties

  • Plannen
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid
  • Samenwerken
  • Stressbestendig
  • Verantwoordelijkheid
  • Snelle denker en doener

Wij bieden

  • Een arbeidsovereenkomst van 28 tot 36 uur.
  • De mogelijkheid voor werken onder schooltijd is mogelijk.
  • Een hecht en sterk team waarbij lef, positiviteit, betrokkenheid, plezier en deskundigheid hoog in het vaandel staan.
  • Je salaris is minimaal €2089,- en maximaal € 3101,- bruto per maand op basis van 38 uren per week.
  • Een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, o.a. een bijdrage in de pensioenpremie, reiskostenvergoeding en 8% vakantietoeslag.

De organisatie

Buro de beweging is een organisatie voor Jeugdzorg en Kinderfysiotherapie in de regio HAL-BUCH en Koggenland. Ons hoofdkantoor is gevestigd in Alkmaar. Wat maakt Buro de beweging bijzonder? Wij werken interdisciplinair aan de beste zorg voor kinderen tussen de 0 en 18 jaar waarbij het uitgangspunt de positieve psychologie is. We kijken naar kansen om zo eventuele kwetsbaarheden aan te pakken. De holistische benadering is hierin zeer sterk aanwezig.

Sollicitatieprocedure

Heb je belangstelling voor deze functie? Reageer dan uiterlijk 18 januari 2021 door een sollicitatiebrief en CV (inclusief referenties) te sturen naar bianca@burodebeweging.nl.

In verband met de richtlijnen van het RIVM, werken onze collega’s waar mogelijk thuis. Word je uitgenodigd voor een eerste gesprek, dan plannen wij vooralsnog een video-gesprek met je in. Wij nemen tijdig contact met je op om de instructies hiervoor met je door te nemen, ruim voordat het gesprek plaatsvindt.

We willen een diverse en inclusieve organisatie zijn, die ruimte biedt aan iedereen. Diversiteit is een kracht die we gebruiken om betere resultaten te halen voor onze organisatie. We streven naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Alkmaar, met alle verschillen. Onze vacatures staan open voor iedereen, tenzij in de tekst iets anders staat.

Acquisitie stellen we niet op prijs.


Corona update 17-12-2020
Door de aangescherpte maatregelen van 15-12-2020 hanteren wij de volgende regels:
-Ouders blijven ten allen tijde buiten en brengen hun kind tot aan de deur van de wachtkamer. Deze regels gelden voor alle kinderen ongeacht de leeftijd van uw kind. Indien de therapeut anders beslist zal zij u uitnodigen om mee naar binnen te komen. Uw therapeut haalt u buiten op. U dient dan een mondkapje te dragen.
-Kinderen ouder dan 12 jaar dienen ten allen tijden een mondkapje te dragen.
-We zien uw kind waar nodig in de praktijk en waar mogelijk via videobellen. Indien uw afspraak omgezet wordt naar een online afspraak dan communiceert uw therapeut dit met u. Verneemt u niets dan wordt u in de praktijk verwacht.
-Wij maken deurklinken, toiletgroepen en behandelmaterialen geregeld schoon, wassen na elke behandeling onze handen en dragen waar mogelijk een mondkapje.


Kerstvakantie:
Tijdens de kerstvakantie zijn de meeste collega’s vrij. Mail zal dan ook beperkt beantwoord worden. Nieuwe aanmeldingen worden na de kerstvakantie opgepakt. Bij hoge nood kunt u op dinsdag 22/12, donderdag 24/12, maandag 28/12 en donderdag 31/12 contact opnemen met Yannicke Dekker op telefoonnummer 06-18169673. Wij wensen u fijne feestdagen.